邮件管理

作者: 夏洛特·戴维斯/  编辑:  Liz Herrieven / 代码:  CC4 / 发布时间: 2020年5月25日

Information overload is everywhere. With so many different methods of communicating, it is really easy for important facts to get lost in the noise. I think we all have a responsibility to make this better and easier, and I think we can make 电子邮件 工作 with a few changes.

但是为什么要发送电子邮件?什么’s Up with WhatsApp?
我们知道临床医生 爱WhatsApp,但我想知道有多少人因为COVID-19而对它失去了爱吗?

Whatsapp团体长期以来被提倡 重大事件中的沟通。 新冠肺炎 对我们中的许多人造成了持久的,所有的(主要是尚未在信任级别声明的)重大事件,我认为不应该使用WhatsApp。

与其他事件不同,此关键事件持续了很长时间,并且持续了数月之久。福利来源(甚至在WhatsApp上也是如此)建议我们限制我们的数量“work” time and to switch off electronic communication. For the privileged few who have 工作 mobile phones connected to the “emergency”WhatsApp分组,这相对容易。对于我们大多数人来说,’不可能。 WhatsApp是与我们孤立的朋友和家人交流的主要方法,因此忽略这些通知并不容易。

您可以使各个组静音,但是会冒着丢失重要信息的风险。个人电话上的WhatsApp组是否应该是接收新协议和策略的唯一方法?我不’t think so.

因此,我认为替代方法可能是电子邮件,但是关闭电子邮件也可以 很难.

Team 松弛-er?
其他通讯平台,例如“Slack” are available. The RCEM学习team use 松弛 to communicate and it’太好了。它将FOAMEd的每一位隔离到自己的通道中 而且很容易变。它适用于台式机和移动设备。它’s free. The downside to using something like 松弛 for “regular 工作”就是说,如果没有纪律,很容易成为另一个混乱的电子邮件替代品。线程可能会变得混乱。电子邮件仍然被发送。那里’总是一个不做的人’不想使用它!所以我’m not sure 松弛 工作s for all circumstances.

微软团队…NHS的订阅排序后,可能会成为替代方案!

So…email…
有很多管理电子邮件收件箱的方法,但是重要的是找到一个系统并坚持下去。那里’一些技巧和需要考虑的事情。您的收件箱赢了’神奇地管理自己。需要您的一些意见– and you need to decide what that input is, and make it 工作 for you.

“生活中值得实现的一切都需要实践。实际上,生活本身就是一场长时间的练习,这是我们不断完善运动的不懈努力。了解了适当的练习技巧后,学习新事物的任务将成为无压力的愉悦与平静体验,这一过程使您生活的各个领域都得到安定,并促进了人们对生活的正确认识’s difficulties – Thomas Sterner”. 

问问自己这些关键领域:

有多少个电子邮件地址? One 电子邮件 account or many? I like to segregate my 工作 and personal 电子邮件 s into two accounts. But I also like to have a separate 电子邮件 account for each non-professional role eg. newsletter editor. 这不’t 工作 for everyone 有人认为这只会增加捕获位置的数量:突然之间,’您需要管理五个电子邮件收件箱,而不仅仅是一个。

什么时候检查您的电子邮件? 时隙– if you check your 每隔几个小时发送一次电子邮件, 而不是固定或每30分钟一次,从一天开始花费的时间更少。就像您余下的时间一样,发送电子邮件 时间需要管理.

如何组织您的电子邮件?
文件夹。我喜欢文件夹,但它们确实意味着 更多的鼠标点击,还有更多时间 找到他们尤其像Outlook那样’似乎无法可靠地与Outlook同步。也许那个’就是我有些人喜欢标签。

可以轻松设置过滤器。我设置了一个过滤器,因此来自信任事件系统的所有电子邮件都直接变成“事件报告””文件夹,这意味着它们’重新整理,但不碍事。要在NHSMail网络应用中设置过滤器,请登录到您的电子邮件,单击右上角的设置轮,然后单击“options”. Click 上 “organise mail”n然后单击+设置新规则。如果您要设置电子邮件地址规则(例如,来自madeup@madeup.com的电子邮件将被丢弃),则需要首先将该电子邮件地址簿添加到您的电子邮件地址框中。

收件箱零? Something we all aspire to. How to get there is often difficult. Firstly, attempt to reduce the number of 电子邮件 s you get. 退订 from bulk mailing lists: not 上 ly will you make your inbox better, but you’保存每封电子邮件的碳排放量。回复电子邮件– otherwise you’十来追你。组 一些界限 并与您的团队讨论交流和电子邮件–何时将您复制到某物上,何时不复制。

然后尝试回答并处理您的电子邮件。首先,按照“戴夫·艾伦两分钟规则” –如果操作需要不到两分钟,则应立即执行’s defined –这包括归档“for reference”没有相关动作的电子邮件。接下来确定活动的优先级。如果可以委派给某人,请立即委派–只需不到两分钟的时间,然后完成。

For everything else, you have 选项! Is it “aspirational” that you deal with this 电子邮件 ? Maybe move it into an 有抱负的 folder. Is it “essential”?安排响应时间。

哦,当你’已处理您的电子邮件,将其归档或删除。一旦它’从收件箱中取出,您知道’ve采取了行动。就是说你赢了’不要错过重要的新来者。

所以现在你’我已经考虑过如何管理电子邮件’到达您的收件箱,您如何帮助其他人管理您发送的电子邮件?

写电子邮件
发送电子邮件分为三个主要类别。转发,回复和写作!所有的通用规则都相同–电话或面对面拜访会更好吗?是 你发怒发送/发送?您是否真的需要所有这些附件(有助于减少碳足迹 )。

考虑:

–我需要转发此电子邮件吗?

如果我确实需要转发此电子邮件,如何使人们更轻松?
我可以删除转发电子邮件的踪迹或摘要附件,以便人们无需滚动年龄就能知道他们在阅读什么吗?尤其是在移动设备上,向下滚动到列表的下方“please forward” “please forward”在您到达之前“meat”的电子邮件确实令人沮丧!
如果您要更轻松地回答这个问题’ve had a 通讯聊天 与您的团队一起收发电子邮件。

  • 收件人应该被盲目复制吗?
    密件副本(BCC)非常适合保护个人资料,尤其是如果有’收件人列表很长,但是如果我盲目复制收件人,每个人怎么知道谁收到了电子邮件?如果您盲目复印,请说出是谁收到的“尊敬的南伦敦高级培训生” or “Dear Supervisors”, so people know – and don’t forward again.
  • 我需要回复还是全部回复此电子邮件?
    我们许多人回覆说“我承认你’ve said”. But that’并非总是需要。有时最好等一下再发送回复–看看你在展开什么’re waiting.

– 写电子邮件s

如果你’ve决定您确实需要写一封电子邮件,让所有单词都变得有价值。主题需要相关–特别是因为人们可能会按主题搜索您的电子邮件。它必须足够短,以免在智能手机屏幕上被截断。

使您的电子邮件内容有力。一种框架是“SCRAP” framework (from 重点训练)。他们主张将您的电子邮件结构化为一种情况,一种复杂性,一种解决方案,一种行动和礼貌。以该顺序 it’s powerful。这样写电子邮件花了我更长的时间,但我认为这意味着我对内容的审慎得多。

附件应仔细考虑。大附件的碳含量很高,收件箱已满时,收件人更有可能将其删除,而在移动设备上打开附件的可能性较小。您需要附件还是可以发送文件链接?

应该立即发送此电子邮件,还是应该将其保存并整理为每日摘要?

希望这会让您考虑如何接收和发送电子邮件。告诉我们您如何管理电子邮件收件箱–这里有一些想法可以帮助您前进!

新兴市场顾问Charlotte 夏洛特·戴维斯

我喜欢在电子邮件收件箱中订购。我在手机上查看个人电子邮件,但工作总是在台式机上进行。我略读了电子邮件,删除了不相关事件,回复了快速获胜,然后处理了较长的电子邮件。我确实将一些放在文件夹中以供参考。我尝试将待处理的电子邮件移到我的“to action”trello待办事项清单。如果我的电子邮件收件箱失去控制,我会阅读电子邮件,然后将其移入“action later”文件夹,然后清空我的收件箱。然后,我将所有“action later”进入我的收件箱,然后再去一次!

新兴市场顾问Liz Herrieven。

I’已经关闭了手机上的电子邮件通知,所以我’我不会在收到新电子邮件时尝试打开该应用程序。当我看一眼时,我会在此处动作或回复任何快速的动作,然后将其他任何动作标记为以后使用。排序后,我需要保留的文件夹。其他所有内容均被删除。我喜欢一个好“Unsubscribe” link, too!

TPD EM高级培训计划的EM顾问Duncan Brooke, 紧急护理方面的学术指导LaSE研究员(即,收到大量电子邮件!)。

设定个人目标– mine is <我的收件箱中有100封电子邮件。要保留在我的收件箱中,邮件必须为:

a)需要一个 reply
b)在紧急行动之前等待其他人的回复(较少的紧急行动已归档等待回复)
c)我希望需要参考“near”可预见的未来,例如会议文件等

其他一切都是

a)删除
b)回答(如果需要)& 归档在子文件夹中(我有很多子文件夹和子文件夹的子文件夹)

我每天检查电子邮件两次–通常在一天开始时检查紧急的通宵物品,然后在一天晚些时候检查一次“proper session”让我对收件箱进行操作(&低于100!)。我个人认为Outlook的桌面版本是一个梦想–花一些时间设置自动存档设置(我相信Web lite版本不可用),并且您永远不会删除将来可能需要的电子邮件跟踪,但绝不会浪费您的收件箱大小。它还可以让您随时掌握 通过清空不再使用的子文件夹来创建许多子文件夹。我的管理员工作之一是遍历子文件夹,删除不再包含电子邮件的子文件夹(因为它们’ve已全部自动存档)。我知道这种不正当的乐趣。

布鲁克斯年假法– “离开收件箱,整理您的收件箱将花费您两倍的时间”. Don’只是接受它,并确保您的不在办公室反映了这一点。

最后– do not install 工作 电子邮件 s via push 上 phones etc –将其保存在台式机上,您可以花一些时间进行此操作。是的,你可以永远“dial-in”通过电话,但再也不必担心。

萨姆·特纳巴杜(Sam Thenabadu),EM和PEM顾问,GKT医学院副院长,第三阶段负责人

电子邮件收件箱一方面是一个非常公共的领域,但另一方面却是一个非常个人的地方。我们每个人都具有适合我们的个性和偏执狂的收件箱管理风格,尽管已经撰写了有关如何最好地控制和命令之墓的文字(包括此文字),但最终还是需要采取乐观,务实和以人为本的方法,甚至如果您的电子邮件数量是每天10到每天150。
在我的时间里’在手机,ipad,台式机和手表上都装有它。现在,我的新车非常智能,控制面板甚至告诉我我有电子邮件。通过下面的联系方式,这是我的旅程‘处理我的电子邮件’……瘾君子的话

筛分和分类 –我过去将它们分为临床重要和时间紧迫,临床但非时间紧迫,非临床但时间紧迫,非临床但非时间紧迫的垃圾类别。我仍然尝试这样做,但最终花了更多的时间进行筛选而不是排序。

资料夹 –当然,如果我将它们全部拖到一个单独的待办事项文件夹中,’d更有效率?相反,我只是发现它们不在视线范围内。

新到旧或旧到新 – Flip it! Most inboxes put the newest Email 上 top. This means if you simply start at the top the older 上 es get later and later 采取行动. Flipping it kept me (slightly more) 上 top of the constant juggle.

收件箱零 –我一整年都在尝试清除每封电子邮件并设置为神圣的0(当其他人在朋友的电子邮件图标编号气泡上看到电子邮件数量时,就会感到心)。我发现只按删除按钮就可以处理一半的事情。

收件箱恐惧(o)– An adaptation of 收件箱零 that I scanned for the big hitters that would cause issues if I missed and delayed. The problem is these are often 肉y so you don’无法完成大量工作。

收件箱潮起潮落(w) –我明白了>每天要发送100封电子邮件来完成两项工作,所以现在我必须对自己保持现实,在一周的某些时候我可以’不要跟上。在其他人可以得到很多排序。我有电子邮件签名表示我在奇怪的OOH上回应,但我当然不这样做’t expect 电子邮件 s back till their 工作ing hours. I am strict with my OOO so that people are aware I’我不会无视他们,但通常会离开并且无法回复。

最后– in ED not 回复ing to an 电子邮件 rarely killed anyone. Be kind to yourself as it will still be there the next day and more than likely can be sorted or will already have been.

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2条留言

  1. 拉杰什(Rajesh Vasiraju) 说:

    出色,有用的见解和建议

  2. 路易丝·米歇尔·巴克尔夫人 说:

    真有见地– especially around ‘神奇的零收件箱’.

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